Les bons ingrédients pour un week-end WM/WMA réussi

Salut à tous,

La communauté Warmaster de Lyon est en pleine renaissance (cela devrait se concrétiser un peu après le week-end Epic Armageddon de Lyon) et j'espère bien pouvoir mobiliser assez de monde pour organiser à terme un ch'tit tournoi ou week-end de campagne.

J'aimerais donc rassembler dans ce sujet tous les ingrédients pour organiser un week-end réussi. Si cela peut servir en plus aux autres organisateurs...

Je balance en vrac toutes les idées que j'ai sur le sujet, des idées qui sont aussi bien issues de mon esprit tortueux, de mon expérience sur l'organisation du tournoi Epic que de discussions et lectures diverses sur le net. N'hésitez donc surtout pas à les discuter ou les enrichir.

Tout d'abord, je pense qu'il faut s'assurer d'avoir un minimum de participants. Pour ce faire, il faut s'appuyer sur la communauté locale des joueurs. Cela implique donc qu'il semble difficile d'organiser un tournoi là où il n'y a pas ou que peu de joueurs. C'est un point à mon avis très important : il permet d'assurer que le tournoi aura lieu et donc de rassurer un certain nombre de joueurs pouvant venir de loin (et donc dépenser beaucoup).
Ce nombre minimum doit à mon avis être de 6. Le maximum peut être placé à 20 dans le cadre de jeux à communauté restreinte.

Une fois ce premier recensement fait, il faut déterminer l'objectif du week-end. Si je prends mon expérience personnelle sur Epic Armageddon, un jeu Specialist Games au même titre que Warmaster ou même Warmaster Ancients, les joueurs semblent rechercher en priorité une bonne expérience de jeu, pas forcément une vraie compétition. Ainsi, le retour des participants au tournoi Epic de Lyon était le suivant : le tournoi s'est bien pour donner un cadre au week-end (cela aurait pu être une campagne ou tout autre chose) mais on vient surtout pour rencontrer de nouveaux joueurs, affronter des armées peintes et jouer sur de belles tables de jeu. Je pense que ce constat s'applique également à Warmaster et Warmaster Ancients. Chaque communauté est relativement isolée et peu nombreuse, rencontrer de nouveaux joueurs est à mon avis une chose importante et le faire dans des conditons "exceptionnelles" (ie avec des armées 100% peintes et sur de belles tables de jeu) est un gros plus.
A mon avis, il faut donc prévoir un tournoi annoncé comme cool (le but avoué étant de réunir les joueurs plutôt que de les mettre en compétition) ou une campagne s'appuyant sur des règles très simples et flexibles (à la WMA par exemple ou encore celles du dernier Mighty Empires).

Une fois l'objectif du week-end défini, reste encore à voir la logistique. Je laisse volontairement de côté l'aspect "bouffe" pour me concentrer sur l'aspect essentiel à savoir : la salle, les tables, les décors. Pour la salle, l'habitude est de s'appuyer sur un club qui en possède une. Pour les tables et décors, idem.
Il me paraît important de porter un effort particulier sur les tables de jeu. L'enjeu est en fait double : il s'agit d'en mettre plein les yeux aux participants (surtout si l'on impose de venir avec des armées peintes) ET ensuite d'en mettre plein les yeux aux lecteurs lors du debriefing afin de leur donner envie de participer.
Cependant le côté décor est également le plus dur à gérer : il faut les faire et les stocker pour une dizaine de tables. Afin de déjouer ce piège, l'une des options est de demander à plusieurs participants clé et aux organisateurs d'amener leur stock personnel pour constituer chacun une ou deux tables. Généralement on peut ainsi se débrouiller. Pour Warmaster, on notera également qu'un grand nombre de décors 28mm restent adaptés : collines, forêts, etc. Dans le cadre de Lyon, bien des décors 6mm sont utilisables à Warmaster (collines, bois, marais et autres décors polaires).

Lorsque tout semble fin prêt, il faut fixer une date. Il s'agit toujours d'une opération périlleuse... Pendant les vacances? Pendant un week-end prolongé? L'age moyen des joueurs Warmaster permet cependant d'isoler un certain nombre d'écueils à éviter : il faut à mon avis éviter les vacances et week-ends prolongés car les joueurs sont souvent père/mère de famille et donc en déplacement ces jours là. Un week-end classique est donc le mieux. Le top étant un week-end dont le samedi tombe un jour férié, ainsi les gens qui travaillent le samedi (ils sont assez nombreux dans le milieu car pouvant travailler pour des boutiques spécialisées ou dans l'Education Nationale par exemple) peuvent participer sans problème. Une option est également de prévoir une manifestation sur une seule journée mais alors il ne faut compter que sur les joueurs locaux...

Reste à vendre son événement. Car le but est bien de rassembler un maximum de joueurs. Tout passe donc par la communication qui représente pour une énorme part dans la réussite de l'événement en terme de fréquentation. Cette communication doit être centralisée sur un forum (ici warmaster_fr) mais avec des annonces sur d'autres forums (Warhammer Forum, Warmania, etc.).
En vrac ce que je pense qu'il faut faire :
- Annoncer l'événement assez tôt (6 mois à l'avance) pour que les joueurs puissent réserver leur week-end
- Faire un point régulier sur les inscriptions avec une liste mise à jour des participants (ça permet de rassurer les joueurs sur la présence d'adversaires et à les motiver à venir)
- Faire monter la pression en postant la répartition des armées voire même les listes d'armées
- Poster les règles appliquées

Un petit point sur la gestion des inscriptions. Il semble intéressant de bien formaliser les inscriptions avec envoi d'un dossier rapportant les informations importantes du week-end (règles appliquées, listes autorisées, planning du week-end, plans d'accès, etc.) et validation de l'inscription après réception d'une fiche (décrivant l'armée jouée et les coordonnées du joueurs) et d'un chèque (dans le cas où l'événement est payant, le chèque est important pour s'assurer de la motivation du joueur inscrit).

Je reviendrai dans un autre message sur l'organisation même lors du week-end (sinon je n'arriverai jusqu'au bout de celui-ci ).

Une fois le week-end passé, le travail n'est pas fini. Tout le monde s'est bien amusé et a apprécié le tournoi/campagne. C'est bien mais il faut en parler et effectuer un debriefing. Ce debriefing est importants pour deux raisons : il permet de cristaliser les bons souvenirs de tous et de montrer au reste de la communauté ce qu'il a loupé (et donc motiver de nouveaux participants à faire le voyage pour la prochaine édition).
Le moyen le plus simple pour faire un debriefing est d'utiliser le forum et d'y poster le résultat officiel, des photos, un résumé de l'événement et le ressenti des organisateurs. A ce moment là les autres participants se feront plaisir en apportant leur propre debriefing. Le cercle vertueux est alors enclenché : les participants s'échangent leurs bons souvenirs et les membres de la communauté sont motivés à venir.
Le debriefing est VITAL à mon sens pour le bon développement d'un tournoi.

A ne pas oublier T3 (voir épinglé dans cette section) qui permet de gérer tout un tas de choses : de l'annonce du tournoi à la gestion des inscriptions en passant par le co-voiturage.

Dernier point important : les organisateurs doivent se faire plaisir! Ce n'est qu'une juste récompense pour tous leurs efforts.

Ouf! M'a déjà fallu 3 jours pour rassember ces quelques idées qui sont loin d'être ultimes et complètes. Je lance donc le débat et je vous laisser exprimer vos idées sur le sujet.

On voit que l'experience parle!
Bon, concernant un des points, a savoir le terrain, c'est une bonne idee de demander aux joueurs d'amener un peu de terrain, meme si peu nombreux sont ceux qui en ont.
Quoiqu'il en soit, je pense que meme a l'occasion d'un tournoi, on ne devrait pas avoir des tables quasi-clonées. Par exemple, a Blois, lors du dernier tournoi WMA, chaque table etait distincte. Il y avait certes peu de terrains (<= 3 elements par table), mais ce n'est pas redibitoire a WMA. Et chaque table avait sa personnalité.
Perso, je pense qu'en ramenant peu d'elements, on peut garnir de nombreuses tables, et bien sur, je peux contribuer aux evenements auquel je participe.
Sinon, je n'ai pas grand chose a redire sur le sujet. Je prefere les evenements sur 1 journée pour des raisons personnelles, mais je pense qu'un campagne WMA sur un week-end est assez souple pour permettre aux joueurs de ne jouer qu'une journée.

Marc

C'est bien beau ce magnifique texte, mais quel est la date du tournoi de Lyon ?

madpax a écrit:

On voit que l'experience parle!

Surtout pas, j'ai juste un peu d'expérience pour avoir participé à l'orga du tournoi Epic de Lyon depuis 2004, cela ne va pas plus loin.

Citation :

Bon, concernant un des points, a savoir le terrain, c'est une bonne idee de demander aux joueurs d'amener un peu de terrain, meme si peu nombreux sont ceux qui en ont.

Alors attention. J'ai bien dit certains participants clé, ceux sur lesquels on peut compter! Ainsi tu peux savoir à l'avance de quels décors tu pourras disposer. Parce qu'il ne s'agit pas de demander à chacun de ramener quelque chose : dès qu'un joueur te lache, tu risques d'être dans la panade.

Pour la date du tournoi de Lyon, faudra patienter un peu : j'ai des joueurs motivés qui fourbissent leurs armes (enfin plutôt leurs pinceaux en ce moment), grace à eux j'espère rameuter les joueurs isolés et monter un petit groupe d'une dizaine de joueurs. Dès cela fait, j'aurai ma base de participants pour un tournoi. Donc pas avant l'année prochaine je pense.

L'année prochaine étant dans deux mois, la patience ne s'usera pas.

Personnellement si cette manifestation est programmée avec quelques mois d'avance, je serai de la partie. Je pourrai me dégager de mes obligations professionnelles.

Concernant les décors j'ai de quoi faire une table complète, hors mis le sol, j'utilise un tissus vert.

Bonjour à tous,

Excellente idée que celle d'organiser qq chose à Lyon. Cela (me) nous poussera à finir de peindre nos armées.

Je suis d'accord avec François pour dire que le plus important est le double aspect convivial et ludique. De ce point de vue, venant de DBM, je trouve que la compétition peut nuire à cet esprit. Du coup je pense qu'une manifestation tournant autour d'une campagne scénarisée serait parfaite car c'est qq chose que nous avons trop peu souvent le temps de faire en club (voire jamais).
Cela permet d'utiliser des troupes peu efficaces en compétition et d'introduire du jeu par équipe avec plus de collaboration que de compétition. Par ailleurs les compte-rendus de parties sont plus attrayants.

Dernière chose question convivialité, n'oublions pas que Lyon se targue d'être la capitale de la gastronomie...

On reviendra sur l'organisation d'un tournoi à Lyon dès que j'aurai fait la revue des troupes après le week-end Epic Armageddon.

Pour revenir sur le contenu de la manifestation, il y a vraiment deux optiques.

1- le tournoi. Dans le cadre d'une communauté assez réduite telle que celle de Warmaster/Warmaster Ancients, je pense qu'un tournoi doit volontairement s'afficher comme cool. Il s'agit juste de donner un cadre simple à organiser pour que les joueurs se rencontrent. Dans ce cas, il est à mon avis possible de se lacher un peu sur les tables de jeu et les décors sans forcément se prendre la tête sur la symétrie ou non du champ de bataille. Le tout est juste de bien prévenir les participants.

2- La campagne. Pour mettre en place une campagne, il faut des règles efficaces et flexibles. Marc a raison de citer celles de WMA (très faciles à adapter à WM) qui sont parfaites pour un tel week-end. Je leur reprocherai juste une chose : y'a pas de gestion des territoires (et donc de visualisation des empires par les participants) mais ça doit bien pouvoir se mettre en place j'imagine. Personnellement, j'ai également un petit faible pour les règles du récent Mighty Empires qui permet de gérer une carte de campagne très visuelle. Cela nécessite cependant un nombre de parties assez important : au moins 5 je pense voire 6 si possible.